如何撰写邀请函？

怎么写邀请函

邀请函是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。它是现实生活中常用的一种日常应用写作文种。在国际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛。在应用写作中邀请函是非常重要的，而商务活动邀请函是邀请函的一个重要分支，商务礼仪活动邀请函的主体内容符合邀请函的一般结构，由标题、称谓、正文、落款组成。但要注意，简洁明了，看懂就行，不要太多文字。

一、邀请函的结构

1. 称谓

邀请函的称谓使用“尊称”，并在尊称前加敬语。如：“尊敬的XX先生/女士”或“尊敬的XX总经理（局长）”。

2. 正文

邀请函的正文活动主办方正式告知被邀请方举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求，写明礼仪活动的日程安排的时间、地点，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。正文结尾一般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“欢迎光临”。

3. 落款

落款要写明礼仪活动主办单位的全称和成文日期。

二、邀请函的书写格式

1. 标题

由礼仪活动名称和文种名组成，还可包括个性化的活动主题标语。如例文，“阿里巴巴年终客户答谢会邀请函”及活动主题标语——“网聚财富主角”。活动主题标语可以体现举办方特有的企业文化特色。例文中的主题标语——“网聚财富主角”独具创意，非常巧妙地将“网”——阿里巴巴网络技术有限公司与“网聚财富”结合起来，暗示与该公司财富的汇集有关，主题鲜明、简洁有力、朗朗上口。

2. 称谓

邀请函的称谓使用“尊称”，并在尊称前加敬语。如：“尊敬的XX先生/女士”或“尊敬的XX总经理（局长）”。

3. 正文

邀请函的正文活动主办方正式告知被邀请方举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求，写明礼仪活动的日程安排的时间、地点，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。

正文结尾一般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“欢迎光临”。

4. 落款

署上邀请单位名称或发函者个人名称，署上发函日期。邀请单位还应加盖公章，以示庄重。

其次是形式上的要求：邀请函的形式要美观大方，不可用书信纸或单位的信函纸草草了事，而应用红纸或特制的请柬填写。

三、书写邀请函注意事项

1. 对邀请对象应有准确的称谓

如“XX公司（工厂或学校）”，不可用泛称“致有关单位”。如用泛称，则不明具体邀请对象，就会失去邀请的意义和目的，达不到预期的效果。

2. 正文务必交代清楚邀请活动的内容

包括活动的时间、地点、主题、内容及其他应知事项。若附有票、券等物也应同邀请函一并送给邀请对象。如果相关的事宜需要被邀请者事先做好准备，或在活动结束后上交文章、照片等，都应在邀请书中一一注明，使邀请对象心中有数，做好准备。

3. 从礼貌和尊重的角度出发，一般要使用敬语或谦辞

邀请函的语言要求同书信一样要使用称谓语、敬语和落款，而且要力求言简意赅，用词要文雅、大方、热情、得体，文字要简练、准确，篇幅不宜过长。

四、实例解析

实例一

尊敬的XXX教授：

我们学会决定于XXXX年XX月XX日在省城XX宾馆举办民间文学理论报告会。恭请您就有关民间文学的现状与发展发表高见，务请拨冗出席。

顺祝

健康！

XXX省文学研究会

XXXX年XX月XX日

解析：

这是很常见的学会邀请专家学者参加会议的邀请函。在写法上，首先要写明邀请的对象，即被邀请人的姓名或称呼。正文要写明邀请的原因，即举办什么活动，并说明活动内容、时间、地点及要求等。结尾处写表示敬意或祝愿、庆贺之类的话。最后写明邀请单位名称和发函日期。

实例二

尊敬的XXX先生/女士：

过往的一年，我们用心搭建平台。您是我们关注和支持的财富主角。

新年即将来临，我们倾情实现网商大家庭的快乐相聚。为了感谢您一年来对阿里巴巴的支持与厚爱，我们特于XXXX年XX月XX日XX时在XX酒店一楼XX殿举行XXXX年度阿里巴巴客户答谢会，届时将有精彩的节目与丰厚的奖品等待着您，期待您的光临！

让我们同叙友谊。共话未来，迎接来年更多的财富，更多的快乐！

阿里巴巴

XXXX年XX月XX日